결재일반
이 문서는 특정 화면의 사용법이 아니라, 전자결재 전반에서 반복적으로 쓰이는 공통 개념을 정리한 안내입니다. 결재에서 쓰는 용어를 회사 방식으로 표준화하는 방법, 기안부터 출력까지 이어지는 전체 흐름, 흐름에 참여하는 역할, 신청서 작성 화면에 노출되는 안내문, 신청서 양식에 데이터를 자동으로 채우는 예약어를 다룹니다. 각 개념을 실제로 설정·운영하는 화면은 문단마다 링크로 연결해 두었습니다.
결재 용어
결재, 승인, 합의, 협조처럼 전자결재에서 쓰는 용어는 회사가 실제 사용하는 명칭으로 바꿔 표준화할 수 있습니다. 환경설정 > 코드관리에서 '결재'로 검색하면 결재구분·결재상태 등 관련 그룹코드가 조회되며, 여기서 그룹코드와 세부코드를 등록·수정해 회사 고유의 결재 체계를 반영합니다. 결재상태처럼 여러 단계가 필요한 용어는 세부코드로 나누어 정의하고, 종료일이 지난 코드는 자동으로 비활성화됩니다.
결재 프로세스 흐름
전자결재는 기안 → 발신 결재 → 수신 처리(신청서에 따라 생략 가능) → 출력의 순서로 진행됩니다. 기안자가 신청서를 작성하면 발신기본결재라인에 등록된 조직·직책 규칙에 따라 결재선이 자동으로 채워지고, 필요하면 발신예외결재라인으로 특정 직원에게만 다른 결재선을 적용할 수 있습니다. 결재는 결재자가 순서대로 처리하는 순차 방식과, 같은 순번의 결재자 전원이 함께 처리해야 다음 단계로 넘어가는 병행 방식으로 진행됩니다. 발신 결재가 끝나면 신청서에 따라 수신 처리로 넘어가며, 진행 중이거나 완료된 신청서는 결재문서함(New)에서 확인하고, 관리자는 결재문서관리에서 전사 단위로 조회·관리합니다. 결재가 완료된 신청서는 신청서출력에서 여러 건을 모아 한 번에 인쇄하거나 PDF로 저장할 수 있습니다.
결재 참여자
결재 흐름에는 다음과 같은 역할이 참여합니다.
| 역할 | 설명 | 관련 화면 |
|---|---|---|
| 기안자 | 신청서를 작성하고 결재를 요청합니다. | 결재문서함(New) |
| 결재자(결재/합의) | 발신·수신 라인에서 승인 또는 반려를 처리합니다. 합의는 같은 순번의 여러 명이 함께 처리하는 병행 결재로도 구성할 수 있습니다. | 발신기본결재라인 · 발신예외결재라인 |
| 후열 | 결재 완료 후 통보만 받는 위치로, 승인·반려 권한 없이 결과만 확인합니다. 같은 순번에 여러 명을 두는 병행 구성은 지원하지 않습니다. | 발신추가결재자관리 |
| 수신자 | 발신 결재가 끝난 뒤 신청서를 넘겨받아 최종 처리하는 담당 부서·담당자입니다. 승인·반려 권한이 있습니다. | 수신자관리 |
| 참조자 | 결재에는 참여하지 않고 진행 상황과 결과만 조회합니다. | 참조자관리 |
결재자가 휴가·출장 등으로 일정 기간 결재를 처리할 수 없을 때는 대결자관리에서 그 기간에 대신 처리할 대결자를 지정할 수 있습니다. 각 역할을 실제로 등록·관리하는 방법은 위 표의 관련 화면에서 다룹니다.
신청서 안내문
연차휴가, 경조휴가, 출장 등 회사 제도를 신청서 작성 화면에서 바로 안내할 수 있는 기능입니다. 신청서기준에서 신청서별로 안내문을 등록하면, 해당 신청서를 작성할 때 화면에 안내문이 자동으로 표시됩니다. 안내문이 등록된 신청서는 목록에서 표시 아이콘이 강조되어 구분되며, 내용을 비우고 저장하면 안내문이 제거됩니다.
예약어 안내
예약어는 신청서 양식이나 알림 메시지에서 시스템에 저장된 데이터를 자동으로 불러오는 기능입니다. <<예약어>> 형식으로 작성하며, 성명·부서·직위처럼 시스템에 이미 저장된 정보를 신청서 양식에 자동으로 채워 입력 수고를 줄이고 오류를 예방합니다. 대표적으로 다음과 같은 예약어가 있습니다.
| 예약어 | 설명 |
|---|---|
<<STAFF_NM>> | 기안자 성명 |
<<ORG_NM>> | 소속 조직명 |
<<POS_NM>> | 직위명 |
<<EMP_YMD>> | 입사일자 |
<<YYYYMMDD1>> | 오늘 일자 |
<<TITLE>> | 신청서 제목(결재문서함 비고란에도 함께 표시됨) |
<<SIGN>> | 서명 |
예약어는 신청서 양식 종류에 따라 자유폼문서관리 또는 데이터폼관리에서 양식에 삽입해 사용합니다.
예약어를 신청서 양식에 새로 삽입하려면 별도의 화면 연결 작업이 필요합니다. 사용 전 반드시 담당 컨설턴트와 협의하세요.
유의사항
반드시 확인해 주세요
- 결재 용어(코드)는 전사 프로세스에 영향을 주므로 변경 시 관련 부서와 반드시 협의해야 합니다.
- 안내문은 신청서를 작성하는 모든 직원이 볼 수 있으므로 항상 최신 정보로 유지해야 합니다. 수정 즉시 반영됩니다.
- 후열 결재자는 병행(같은 순번 다수 배치) 구성을 지원하지 않습니다. 후열은 반드시 순차로만 배치할 수 있습니다.
- 예약어는 화면에 텍스트로 삽입될 뿐이며, 실제 데이터 연결은 별도 설정이 필요합니다.
자주 묻는 질문
수신자와 결재자의 차이는 무엇인가요?
결재자는 발신·수신 라인에서 결재 단계에 참여하는 역할을 통칭하며, 그중 수신자는 발신 결재가 모두 끝난 뒤 신청서를 최종 접수·처리하는 담당 부서·담당자를 가리킵니다.
참조자는 어떤 상황에서 사용하나요?
결재 권한은 없지만 진행 상황을 함께 알아야 하는 관계자를 지정할 때 사용합니다. 결재 흐름 자체에는 영향을 주지 않습니다.
순차 결재와 병행 결재의 차이는 무엇인가요?
순차 결재는 결재자가 정해진 순서대로 처리하는 방식이고, 병행 결재는 같은 순번에 속한 여러 결재자가 동시에 처리하는 방식입니다. 병행 결재는 소속된 결재자 전원이 처리해야 다음 단계로 넘어갑니다.
안내문은 신청서별로 각각 등록해야 하나요?
네. 신청서마다 안내할 내용이 다르므로 신청서기준에서 신청서별로 개별 등록합니다.
예약어를 사용하면 어떤 장점이 있나요?
성명·부서·직위 등 시스템에 이미 저장된 정보를 신청서 양식에 자동으로 채워 넣을 수 있어 입력 수고를 줄이고 오류를 예방합니다. 다만 실제로 양식에 연결하려면 별도 작업이 필요해 사용 전 컨설턴트 협의가 필요합니다.