3단계 — 전자결재 설정

이 단계에서 하는 일

인사조직·근태제도 기준정보를 갖췄다면, 이제 회사의 모든 신청서가 실제로 오갈 결재 체계를 세울 차례입니다. 전자결재는 신청서 하나하나의 동작 규칙을 정하는 신청서기준, 결재가 흘러갈 경로를 정하는 결재라인, 그 경로를 오갈 담당자를 지정하는 수신자·참조자·대결자 세 층으로 이루어져 있습니다. 이 순서를 지켜 등록해야 신청서를 열었을 때 결재선이 의도한 대로 붙습니다.

회사 운영 절차나 컨설턴트 협의 방식에 따라 세부 순서는 달라질 수 있습니다.

처리 순서 체크리스트

1. 신청서기준 정의

• 신청서기준에서 회사가 사용할 신청서명·사용여부·소속 단위업무와 함께 발신/수신 결재 필수 여부, 일괄결재·회수·취소신청 여부 등 동작 규칙을 신청서별로 등록합니다.
• 선택목록·체크박스 같은 구조화된 입력이 필요하면 데이터폼관리를, 단순 서식이면 자유폼문서관리를 사용합니다. 자유폼은 콤보박스·체크박스·수식을 지원하지 않으므로, 신청서에 담을 항목 형태를 먼저 정리한 뒤 방식을 정하는 것이 좋습니다.

2. 결재 용어·흐름 확인

• 결재일반에서 기안자·결재자·후열·수신자·참조자 등 결재 참여자 역할과 전체 흐름을 확인합니다. 회사 고유의 결재 용어를 쓰려면 코드관리에서 결재구분·결재상태 코드를 조정합니다.

3. 결재라인 등록

• 발신기본결재라인에서 조직·직책 기준의 표준 결재경로를 구성합니다.
• 특정 직원만 다른 결재자를 거쳐야 한다면 발신예외결재라인을 등록합니다. 예외 라인은 기본 라인보다 항상 우선 적용됩니다.
• 법무·재경 등 스탭부서 검토가 추가로 필요하면 발신추가결재자관리에서 순서 결재 또는 병행결재로 구성합니다.
• 결재에는 참여하지 않고 최종 결과만 받는 대상이 있다면 수신자관리와 참조자관리에 각각 등록합니다. 수신자는 결재에 직접 참여하고, 참조자는 조회만 합니다.
• 결재자 부재에 대비해 대결자관리에서 대신 처리할 직원과 대결 기간을 등록합니다.

4. 대표 신청서로 검증 — 경조금 신청서 설정

경조금은 전자결재·복리후생·코드관리가 함께 얽힌 신청서라, 오픈 시점에 전체 흐름을 한 번 점검해 두면 이후 다른 신청서 설정에도 참고가 됩니다.

• 경조금코드에서 경조종류·지급품목·가족관계 코드를 회사 정책에 맞게 등록합니다.
• 경조금옵션설정에서 경조 종류별 지급 금액과 지급품목 기준을 등록합니다. 이 화면의 선택목록은 경조금코드에 등록한 값을 불러옵니다.
• 위 1~3단계에서 경조금 신청서 자체의 신청서기준과 결재라인이 등록되었는지 확인합니다. 직원은 경조금신청(직원) 화면에서 신청서를 상신합니다.
• 결재가 완료된 건은 경조금관리에서 지급일·급여지급 여부·지급 장소 등 지급 정보를 입력합니다.
• 솔루션 도입 이전의 경조금 이력을 옮겨야 한다면 경조금업로드로 일괄 등록합니다.

5. 메뉴 연결

• 신청서기준에서 5000번 이상의 코드를 사용하는 신청서는 작성 후 바로 메뉴에 추가할 수 있습니다. 별도 메뉴 등록이 필요하면 메뉴관리에서 신청서를 메뉴 트리에 연결합니다.

6. 사용 권한 부여

• 권한그룹관리의 메뉴 탭에서 각 신청서 메뉴를 대상 권한그룹에 등록해, 실제로 신청서를 열어 쓸 수 있는 대상자 범위를 정합니다.

7. 최종 점검

• 결재문서관리에서 등록한 신청서로 테스트 기안을 올려보고, 결재선이 의도한 순서대로 구성되는지 확인합니다. 이 화면은 관리자 권한으로 결재중 문서를 직권 결재·반려·회수할 수도 있습니다.

유의사항

마무리 확인 목록

• 회사가 사용할 신청서가 신청서기준에 모두 등록되고, 자유폼·데이터폼 방식이 항목 형태에 맞게 선택됐는가
• 발신기본결재라인이 조직·직책 기준으로 올바르게 자동 구성되는가
• 예외가 필요한 대상자에게 발신예외결재라인이 등록됐는가
• 수신자·참조자·대결자가 필요한 만큼 등록됐는가
• 경조금코드·경조금옵션설정이 순서대로 등록되어 직원이 경조금을 신청할 수 있는 상태인가
• 대상 권한그룹의 메뉴 탭에 신청서가 등록되어 직원이 실제로 찾아 쓸 수 있는가
• 테스트 기안으로 결재선 동작을 확인했는가