4단계 — 전자계약·연차촉진 설정

이 단계에서 하는 일

전자결재 체계를 세웠다면, 근로계약·서약서 같은 전자계약 문서와 연차촉진 문서를 준비할 차례입니다. 전자계약은 전자결재와 별도의 흐름으로 동작합니다. 신청서기준·결재라인을 거치는 대신, 계약 ID에 연결된 자유폼 양식을 대상자에게 직접 배포하고 회수하는 방식입니다. 연차촉진은 근로기준법 제61조의 연차 유급휴가 사용촉진 절차를 시스템으로 구현한 기능으로, 법정 기한과 문서 종류가 촘촘하게 얽혀 있습니다.

처리 순서 체크리스트

1. 계약서 양식 및 ID 설정

• 양식관리에서 근로계약·연봉계약·보안서약·개인정보활용동의 등 회사가 사용할 계약서를 자유폼으로 작성합니다. 예약어를 사용하면 직원·조직·회사 정보를 자동으로 불러올 수 있습니다.
• 계약 서약 ID에서 계약 ID·명칭·계약구분을 정의하고, 앞서 작성한 자유폼 양식을 연결합니다. 계약일 기준으로 직원이 문서를 확인(수령)할 수 있는 시작·종료일수도 함께 설정합니다.
• 계약별 담당자를 지정해, 권한이 부여된 담당자만 해당 계약 문서를 열람·관리할 수 있도록 합니다. 담당자를 지정하지 않으면 권한 제한 없이 노출되어 관리상 혼선이 생길 수 있습니다.

2. 계약 대상자 배포 흐름 확인

• 계약 서약관리에서 대상자를 1명씩 입력하거나, 양식을 내려받아 다수 직원을 일괄 업로드로 생성합니다.
• 생성된 대상자에게 계약서를 전자결재 방식으로 배포합니다. 계약 ID에 설정한 확인 시작·종료일수에 따라 문서가 전달되는 시점이 정해집니다.
• 미결재자(미수령자)가 있다면 개별 또는 전체 회수 기능으로 문서를 회수할 수 있습니다. 전체 회수는 미결재자에 한해서만 적용됩니다.
• 근로계약·연봉계약처럼 급여에 반영해야 하는 계약은 같은 화면에서 급여 반영을 진행합니다. 대상 직원을 선택하지 않으면 전체 직원에게 반영되므로 대상 범위를 반드시 확인합니다.

3. 계약 진행 현황 점검

• 모니터링에서 계약/서약별·직원별 진행 상태(미결재·진행 중·완료)를 확인하고, 지연된 직원에게 개별 메시지를 발송합니다. 전체 발송 기능은 지원하지 않습니다.

4. 연차촉진 양식 준비

• 양식 설정에서 연차촉진 문서 자유폼을 조회·수정합니다. 회사 촉진 방식에 따라 입사 2년차 이상용(미사용 연차휴가일수 확인서, 사용시기 임의지정 확인서)과 입사 1년차 잔여연차분용(1-1, 1-2, 2-1, 2-2) 문서를 구분해 준비합니다.

5. 연차사용계획 옵션 설정

• 연차사용계획 옵션설정에서 연차 구분, 1차·2차 촉진 계획일자(회계연도 기준), 2차 촉진의 임의지정 여부, 보상 한도, 사용할 자유폼 문서, 직원 확인 기간을 설정합니다. 법정 기준으로 운영한다면 입사 1년차 문서에는 확인 기간을 입력하지 않습니다.

6. 연차촉진 대상자 생성

• 연차사용계획관리에서 회계연도·입사연차를 기준으로 촉진 대상자를 생성합니다. 대상자를 개별 지정하지 않으면, 제외 설정된 인원을 뺀 전체 인원이 자동 생성됩니다.

7. 수령·결재 현황 모니터링

• 연차사용계획 모니터링에서 연차사용계획을 수령하지 않았거나 계획 수립·결재를 완료하지 않은 직원을 확인하고, 전자메일 또는 푸시메시지로 알림을 발송합니다.

유의사항

마무리 확인 목록

• 회사가 사용할 계약서 양식이 모두 등록되고, 계약 ID에 연결됐는가
• 계약별 담당자가 지정되어 열람·관리 권한이 제한되는가
• 계약 대상자 배포 후 확인 시작·종료일수가 의도대로 적용되는가
• 급여 반영 대상 범위를 확인하고 실행했는가
• 연차촉진 문서 자유폼이 회사 촉진 방식(2년차 이상 / 1년차 잔여분)에 맞게 준비됐는가
• 연차사용계획 옵션설정의 촉진 계획일자가 회사 회계연도 기준으로 맞춰졌는가
• 연차촉진 대상자가 제외 명단을 반영해 정확히 생성됐는가
• 미수령·미결재 대상자에게 알림을 발송하는 절차가 확인됐는가