전자계약 양식관리 (자유폼)
근로계약서·연봉계약서·보안서약서 등 전자계약에 사용할 문서 양식(자유폼)을 준비하는 방법을 안내합니다. 자유폼은 회사가 자유롭게 본문을 구성할 수 있는 신청서 양식으로, 전자결재의 신청서 양식관리에서 등록한 뒤 계약/서약 ID에 연결하면 해당 계약의 계약서 본문으로 사용됩니다.
한눈에 보기
| 메뉴 위치 | 인사관리 > 계약/서약 > 계약/서약 ID (양식 등록은 전자결재의 신청서 양식관리에서 진행) |
| 필요 권한 | 인사담당자(시스템 관리자 권한) |
| 선행 설정 | 없음 |
| 관련 메뉴 | 계약/서약 ID · 계약/서약관리 |
자유폼 양식의 역할
- 계약서 본문이 됩니다. 계약/서약관리에서 문서를 배포하면 자유폼 본문이 직원별 계약(확인) 신청서의 내용으로 사용되고, 직원은 전자결재로 이 문서를 확인·서명합니다.
- 변수가 직원별 정보로 치환됩니다. 양식 본문에 성명·연봉 같은 치환 항목(변수)을 정의해 두면, 계약서 PDF 출력 시 각 직원의 인사·계약 정보로 자동 치환됩니다.
- 계약ID마다 하나씩 연결합니다. 계약/서약 ID 화면의 자유폼신청서 콤보에는 등록된 자유폼 양식 목록이 표시되며, 여기서 선택한 양식이 그 계약의 표준 문서가 됩니다.
사용 절차
1. 자유폼 양식 준비하기
- 전자결재의 신청서 양식관리에서 계약서·서약서 본문을 자유폼으로 등록합니다.
- 본문에는 회사 서식(계약 조항, 서명란 등)과 함께 직원별로 달라지는 항목을 변수로 정의합니다.
2. 계약/서약 ID와 연결하기
- 인사관리 > 계약/서약 > 계약/서약ID로 이동합니다.
- 계약ID 행의 자유폼신청서 콤보에서 준비한 양식을 선택하고 [저장]합니다.
- 이후 계약/서약관리에서 이 계약ID로 문서를 배포하면 연결된 양식으로 계약서가 생성됩니다.
계약/서약 ID 화면에서 자유폼신청서 콤보가 비어 보이면 아직 등록된 양식이 없는 것입니다. 양식을 먼저 등록해야 계약ID 등록을 완료할 수 있습니다. 양식 구성(변수 정의 포함)은 회사 서식에 따라 달라지므로, 초기 구축 시 담당 컨설턴트와 함께 진행하는 것을 권장합니다.
유의사항
반드시 확인해 주세요
- 양식이 등록되어 있어야 계약 업무가 시작됩니다. 계약/서약 ID → 계약/서약관리로 이어지는 모든 절차가 자유폼 양식을 전제로 합니다.
- 변수 정의가 잘못되면 계약서 PDF에 직원 정보가 채워지지 않습니다. 배포 전에 소수 인원으로 출력 결과를 확인해 주세요.
- 양식을 수정할 때는 이미 배포·결재된 문서에 미치는 영향을 먼저 확인해 주세요. 수정 내용이 기존 배포 문서에 어떻게 적용되는지는 운영 환경에 따라 다를 수 있으므로, 운영 중 양식 변경은 담당 컨설턴트와 확인 후 진행하는 것을 권장합니다.
자주 묻는 질문
하나의 양식을 여러 계약ID에 연결해도 되나요?
계약구분(근로계약·연봉계약·보안서약 등)에 따라 본문 내용이 다르므로 계약 종류별로 별도 양식을 준비하는 것이 일반적입니다. 동일 양식을 복수의 계약ID에 연결하는 운영이 가능한지는 환경에 따라 다를 수 있으니, 필요한 경우 담당 컨설턴트에게 확인해 주세요.
계약서 PDF가 빈 값으로 출력됩니다.
양식 본문의 변수(치환 항목) 정의가 누락되었거나 치환 설정이 맞지 않는 경우입니다. 양식 등록 내용을 점검하고, 해결되지 않으면 담당 컨설턴트에게 문의해 주세요.
양식 없이 계약 대상자만 먼저 만들 수 있나요?
계약/서약 ID 등록 시 자유폼신청서가 필수이므로, 양식 등록 → 계약ID 연결 → 대상자 생성 순서로 진행해야 합니다.
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