계약/서약관리
전자계약을 진행할 대상자를 선정해 문서를 배포하고, 결재 진행 상황 관리·문서 회수·계약서 PDF 출력까지 처리하는 계약/서약 업무의 핵심 화면입니다. 근로계약·연봉계약은 확정된 계약 금액을 급여 기준에 반영할 수 있으며, 연봉계약처럼 전체 직원이 대상인 경우 엑셀 템플릿을 활용해 일괄 등록할 수 있습니다.
한눈에 보기
| 메뉴 위치 | 인사관리 > 계약/서약 > 계약/서약관리 |
| 필요 권한 | 인사담당자(시스템 관리자 권한) · 담당자 권한체크가 켜진 계약은 등록된 담당자만 조회 가능 |
| 선행 설정 | 계약/서약 ID 등록 · 자유폼 양식 연결 · 대상 직원의 발령(입사) 정보 |
| 관련 메뉴 | 계약/서약모니터링 · 인사발령 |
화면 구성
검색 조건
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 계약ID | 계약/서약 ID 화면에 등록된, 사용기간 내의 계약 목록에서 선택합니다. |
| 일자조건구분 / 기간 | 계약시작일 또는 계약종료일 기준으로 조회 기간을 지정합니다. |
| 성명/사번/소속 | 직원번호·성명·소속으로 부분 검색합니다. |
| 문서상태 | 전체/임시저장/결재중/결재완료/반려 중에서 선택합니다. |
버튼
| 버튼 | 동작 |
|---|---|
| 조회 / 입력 / 복사 / 저장 | 계약 이력을 조회하고 행 단위로 추가·수정·저장합니다. |
| 양식다운로드 / 업로드 | 엑셀 업로드 양식을 내려받아 작성한 뒤 대상자를 일괄 등록합니다. |
| 대상자생성 | 팝업에서 계약ID·계약(갱신)기간·신규/갱신 여부를 선택해 대상자를 일괄 생성합니다. |
| 문서배포 | 생성된 대상자에게 계약(확인) 신청서를 전자결재로 발송합니다. |
| 문서회수 | 체크한 행의 신청서를 일괄 회수합니다(결재중 상태만 가능). |
| 문서출력 | 출력선택을 체크한 행의 계약서를 PDF로 출력합니다(결재완료 또는 자동저장 행만 체크 가능). |
| 급여반영 | 확정된 계약 금액(연봉·월급·중식비·차량유지비 등)을 급여 기준에 반영합니다. |
목록의 주요 항목
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 직원번호/성명, 계약ID, 계약시작·종료일자 | 계약 건을 식별하는 핵심 항목으로, 신규 입력 시에만 편집할 수 있습니다. |
| 확인시작/종료일자 | 직원이 계약서를 확인할 수 있는 기간입니다. 계약/서약 ID의 확인일수 설정에 따라 자동 계산됩니다. |
| 문서번호/문서상태 | 배포된 신청서의 번호와 결재 상태입니다. 문서 아이콘을 클릭하면 결재 화면이 열립니다. |
| 연봉/월급/일급/시급 등 금액 | 계약서에 반영되는 금액 항목입니다. |
| 계약항목/계약특이사항/비고 | 계약별 추가 항목과 메모입니다. |
| 면담자/면담신청서 | 면담이 포함된 계약인 경우에만 표시되는 항목입니다. 면담 포함 여부는 [대상자생성] 팝업에서 선택할 수 있습니다. |
사용 절차
1. 대상자 생성하기
- [대상자생성]을 클릭해 팝업을 엽니다.
- 계약ID와 계약(갱신)기간을 입력하고, 신규계약자·갱신계약자 여부를 선택한 뒤 [확인]합니다.
- 처리 결과 메시지를 확인하면 화면이 자동으로 다시 조회됩니다. 대상자가 많은 경우 [양식다운로드]로 엑셀을 받아 작성한 뒤 [업로드]로 일괄 등록할 수도 있습니다. 이때 소속·직위·입사일자·문서번호·문서상태 등 자동 표시 항목은 입력하지 않습니다.
2. 계약 내용 작성 후 문서 배포하기
- 목록에서 대상 직원 행에 연봉·월급 등 금액과 계약항목을 입력하고 [저장]합니다.
- [문서배포]를 클릭해 팝업에서 계약ID·기간을 선택하고 [확인]하면 계약(확인) 신청서가 생성되어 전자결재로 진행됩니다.
- 직원에게는 계약/서약 ID에 설정된 확인 시작·종료일수에 따라 문서가 전달됩니다.
3. 잘못 배포한 문서 회수하기
- 회수할 행의 [문서회수] 체크박스를 켭니다. 결재중 상태에서만 체크할 수 있습니다.
- [문서회수] 버튼을 누르고 확인하면 신청서가 회수되고 해당 행의 문서번호·상태가 초기화됩니다.
4. 급여 반영하기
- 결재완료된 계약을 확인한 뒤 [급여반영]을 클릭합니다.
- 팝업에서 계약(갱신)기간과 반영할 항목(연봉/월급/중식비/차량유지비)을 선택하고 실행합니다.
- 특정 직원을 선택하지 않으면 조건에 해당하는 전체 직원에게 반영되므로 대상 범위를 먼저 확인해 주세요.
계약 금액은 자동으로 급여에 넘어가지 않으며, 반드시 [급여반영]을 실행해야 급여 기준 항목에 반영됩니다. 또한 대상자생성을 다시 실행하면 기존 대상자·신청서가 재생성될 수 있으므로(결재가 진행된 건은 보존) 재실행 전에 진행 상황을 확인해 주세요.
유의사항
반드시 확인해 주세요
- 결재완료된 신청서는 회수할 수 없습니다. 회수는 결재중 상태에서만 가능합니다.
- 급여반영 시 대상 직원을 선택하지 않으면 전체 직원에게 적용될 수 있습니다. 실행 전 반영 범위를 반드시 확인해 주세요.
- 이미 배포된 문서(문서번호가 있는 행)는 바로 삭제할 수 없습니다. 먼저 [문서회수]로 신청서를 회수한 뒤 삭제해야 합니다.
- 엑셀 업로드 후 분홍색으로 표시되는 행은 직원번호가 등록되어 있지 않거나 본인의 조회 권한 밖인 경우입니다. 직원번호를 확인해 다시 업로드해 주세요.
- 대상자 생성 시 메시지 발송 옵션(옵션설정 1424)이 켜져 있으면 [대상자생성] 실행 시 대상 직원에게 메시지가 자동 발송될 수 있습니다. 대상자를 대량으로 생성하기 전에 옵션 설정 상태를 먼저 확인해 주세요.
자주 묻는 질문
갱신 계약의 시작일은 어떻게 정해지나요?
기존 계약 종료일의 다음 날이 갱신 계약의 시작일이 됩니다. 신규 입사자는 입사일이 계약 시작일이 되며, 갱신 대상은 [대상자생성] 팝업에서 갱신계약자를 선택해야 생성됩니다.
문서를 발송했는데 직원이 아직 계약서를 받지 못했다고 합니다.
계약/서약 ID에 설정된 확인 시작일수 이후부터 직원에게 문서가 열립니다. 해당 계약ID의 확인시작·종료일수 설정을 확인해 주세요.
계약서 PDF가 출력되지 않습니다.
① [출력선택] 체크박스가 켜져 있는지(결재완료 또는 자동저장 행만 체크 가능), ② 해당 계약ID에 자유폼 양식이 연결되어 있는지, ③ 양식 본문에 치환 항목(변수)이 정상 정의되어 있는지 순서대로 점검해 주세요.
"입사일이 계약시작일보다 과거 입니다"라는 메시지가 나옵니다.
계약시작일이 입사일보다 앞설 수 없다는 검증 메시지입니다. 입사일 또는 계약시작일을 수정한 뒤 다시 저장해 주세요.
관련 메뉴
선행 업무
후행 업무
- 계약/서약모니터링 — 확인을 완료하지 않은 직원을 추적하고 독려합니다.