전자계약 업무의 기본 개념

전자계약 모듈을 시작하기 전에 가장 자주 묻는 개념을 정리했습니다. 전자계약 업무는 크게 계약·서약 흐름과 연차촉진 흐름 두 갈래로 나뉘며, 각 흐름마다 준비 단계와 실행 단계를 담당하는 화면이 따로 있습니다.

전자계약 업무의 기본 개념 화면

전자계약 업무 두 갈래

계약·서약 흐름

단계	하는 일	담당 화면
1. 양식·ID 준비	계약서·서약서 자유폼 양식 작성, 계약구분별 계약ID(사용기간·확인기간·연결 양식) 정의	양식관리 · 계약 서약 ID
2. 계약 발송	계약ID로 대상자 일괄 생성, 계약 금액·계약항목 입력 후 전자결재로 신청서 배포	계약 서약관리
3. 수령·독촉 모니터링	직원의 계약서 확인·서명, 미확인자 조회 및 독촉 메시지 발송	계약서 수령 조회 · 모니터링 · 독촉안내

연차촉진 흐름

단계	하는 일	담당 화면
1. 연차촉진 설정	근로기준법 제61조 촉진 문서 5종 확인, 1차·2차 촉진 시기·대상자·OTP 등 운영 기준 설정	양식 설정 · 연차촉진 설정 · 연차사용계획 옵션설정
2. 시행	연차사용계획 대상자를 생성해 문서를 배포하거나, 미결재 문서를 회수	연차촉진 시행
3. 계획 관리	회계연도·입사연차 기준으로 대상자 관리, 미수령·미결재자 조회 및 알림 발송	연차사용계획관리 · 연차사용계획 모니터링

자주 묻는 질문

계약ID는 무엇이고 왜 먼저 등록해야 하나요?

계약ID는 근로계약·연봉계약·보안서약·개인정보활용동의·연차촉진 등 직원과 체결하는 계약·서약의 종류를 정의하는 기준정보입니다. 사용기간, 계약월수, 직원 확인 가능기간, 연결할 신청서 양식을 계약ID별로 등록해 두면, 계약 서약관리에서 이 계약ID를 기준으로 대상자를 일괄 생성할 수 있습니다.

대상직원을 지정하지 않고 대상자를 생성하면 어떻게 되나요?

계약 서약관리의 대상자생성 팝업에서 대상직원을 비워 두면 전직원이 대상자로 생성됩니다. 급여반영도 마찬가지로 대상직원을 비워 두면 모든 직원에게 반영되므로, 특정 인원만 대상으로 할 때는 반드시 대상직원을 지정해야 합니다.

직원은 배포된 계약서를 어디서 확인하나요?

직원(Self Service)의 전자결재 > 결재문서함에서 임시저장 탭을 열면 배포된 계약서를 확인할 수 있습니다. 내용을 검토한 뒤 확인 버튼을 누르면 수령으로 처리되며, 서명 예약어가 설정된 문서라면 서명(사인 또는 도장)도 함께 입력합니다.

연차촉진 문서는 왜 별도로 관리하나요?

연차촉진 문서 5종(미사용 연차휴가일수 확인서, 사용시기 임의지정 확인서 등)은 근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용촉진) 절차를 표 형식으로 구현한 법정 서식입니다. 임의로 항목을 삭제하지 않고 회사별 표현 조정이 필요한 부분만 수정해야 하며, 양식 설정에서 별도로 관리합니다.

계약·서약과 연차촉진은 같은 화면을 쓰나요?

양식을 만드는 화면(시스템관리 > 전자결재 > 자유폼 문서관리)은 동일하지만, 계약·서약용 양식은 양식관리에서, 연차촉진용 양식은 양식 설정에서 각각 다루는 문서로 안내됩니다. 예약어(<<STAFF_NM>>, <<CORP_NM>> 등)로 직원·회사 정보를 자동으로 불러오는 방식은 두 화면이 동일합니다.

계약 확인이 늦어지는 직원은 어떻게 파악하나요?

모니터링에서 계약(확인) 신청서가 아직 결재완료되지 않은 재직 중인 직원만 자동으로 조회됩니다. 대상자를 선택해 메시지발송을 실행하면 독촉안내에서 정의한 문구와 발송 수단으로 독려 메시지가 전달됩니다.